SP-FAX

INBOUND FAX DOCUMENT ROUTING / BETA

届いたFAXを、
開いて振り分ける仕事からなくす。

まず受信番号と送信元FAX番号を電話帳に照合し、部門・会社別の保存先を判定します。 注文書・請求書など文書内容まで分けたい場合だけOCRを追加し、確定したPDFをSharePointへ保存します。

現在はβ版として、利用環境や対象業務を確認しながら個別にご案内しています。利用前に顧客テスト領域での受入が必要です。

番号で仕分け 電話帳ならOCR不要 内容判定だけOCR
仕分けの流れを見る 導入条件を見る

受信FAX

見積依頼書_取引先A.pdf

候補確定
判定根拠
受信番号＋電話帳＋必要時OCR
部門
営業部
保存先候補
営業部 / 取引先A / 見積依頼
次の処理
確認後に保存・担当通知

画面は説明用イメージです。顧客環境での表示・運用は受入確認後に確定します。

THE MANUAL WORK AFTER RECEIVING A FAX

1. 開く

誰から何が届いたか確認

2. 判断する

担当部署・案件を特定

3. 名前を変える

検索できるファイル名へ

4. 保存する

共有フォルダへ移動

5. 連絡する

担当者へ到着を通知

FAXが大量でなくても、この小さな判断と移動が毎日積み重なります。

WORKFLOW

受信から保存・通知までを、一つの流れに

最初からすべてをAIへ任せず、確実に判定できるものと人の確認が必要なものを分けます。

1

FAX受信

既存番号またはSP-FAX番号でPDFを受信

2

番号・電話帳を照合

送信元を登録済み会社へ完全一致。内容判定時だけOCRを追加

3

保存先を判定

部門、取引先、書類種別から候補を生成

4

必要時だけ確認

低確度や未登録の文書は確認待ちで停止

5

保存・通知

承認したPDFをSharePointへ保存し担当へ通知

ROUTING & PRICE

会社で分けるだけなら、OCRは使いません

受信、電話帳による会社判定、文書内容を読むOCRを別々に扱います。すべての受信FAXへOCR料金がかかる仕組みではありません。

PHONEBOOK ROUTING

OCRポイント消費なし

送信元番号から、会社別に仕分け

登録済みの送信元FAX番号を電話帳へ完全一致させ、会社名と保存先候補を決めます。会社別フォルダまでで足りる場合、文書をOCRへかける必要はありません。

  • ✓FAX受信は枚数課金なし
  • ✓電話帳の会社判定ではOCRポイントを消費しない
  • ✓未登録・非通知・番号を取得できないFAXは確認待ちへ

CONTENT ROUTING

10pt／ページ

文書内容まで分けるときだけOCR

注文書、請求書、申込書など、FAX本文を読まなければ判断できない分類にAI OCRを使います。OCRを実行したページだけポイントを消費します。

  • ✓AI OCR 10pt／ページ（税込10円相当）
  • ✓電話帳の会社名とOCRの書類種別を組み合わせられる
  • ✓低確度や判定の矛盾は自動保存せず確認待ちへ

SharePoint標準保存について

β版の標準SharePoint保存機能は追加料金なしです。SharePointへ保存すること自体でOCRポイントは消費しません。SP-FAX番号の初期費用・月額基本料はご利用プランにより別途かかり、個別の仕分け設計や追加開発は事前確認の対象です。

USE CASES

受発注だけではない、受信FAXの整理業務へ

複数番号・複数部門

番号ごとに担当部署へ

総務、営業、経理、店舗など、番号と担当を結び付けて最初の振り分けを自動化します。

取引先ごとの保管

送信元から会社別フォルダへ

電話帳とFAX番号を照合し、OCRポイントを使わずに取引先名を付けた保存先候補を作ります。

書類種別ごとの処理

注文書・請求書・申込書を分ける

OCR結果を使う場合は、文書種別や記載内容に応じたフォルダ候補を作成できます。

HUMAN-IN-THE-LOOP

分からない文書を、勝手に保存しない

未登録の送信元、判定が割れた文書、確信度が低い結果は確認待ちで止めます。管理者が保存先を確認・修正して承認した結果だけを配送します。

確認待ちで停止

低確度・未登録・ルール競合を自動配送しません。

承認結果を固定

誰が、いつ、どの保存先を承認したかを追跡します。

保存先を限定

接続アプリがアクセスできるSharePointサイトを必要範囲に絞ります。

重複を抑止

同じ確定結果の再試行で別ファイルを増やさないよう確認します。

START SMALL

まずは、1つの受信番号とテストフォルダから

いきなり全FAXを切り替えず、実際の文書と担当者の判断を使ってルールを確認します。

  1. STEP 1

    対象業務を選ぶ

    受信番号、文書種別、現在の保存先を1つ選定。

  2. STEP 2

    テスト領域を用意

    本番と分けたSharePointサイト・ライブラリを使用。

  3. STEP 3

    候補を比較

    マスキング済みサンプルで期待する保存先と照合。

  4. STEP 4

    受入後に広げる

    誤配送・権限逸脱がないことを確認して対象を追加。

BETA / CONTACT

受信FAX自動仕分け β版

利用環境や対象業務により確認事項が異なります。詳しい内容・利用方法についてはお問い合わせください。

β版について問い合わせる

顧客環境での接続・利用開始には、テスト領域での権限確認と受入が必要です。