導入ガイド 2026年10月15日

退職・異動時のクラウドFAX利用停止｜ID・APIキー・共有先の点検

退職者のIDを止めた後も、APIキーと共有先を確認する

クラウドFAXの退職・異動対応では、本人のログイン、既存セッション、自動処理の資格、文書の共有先を分けて点検します。IDの削除だけでは、個別に発行したAPIキーや転送先まで止まったか分かりません。

この記事は停止と引き継ぎの確認表です。認証方式の違いはMFA・SSOの記事で説明し、ここでは担当者が離れる日に何を確認するかを扱います。提供状況・公式資料の確認日：2026年10月15日。

表は横にスクロールできます。

退職・異動時の確認表
対象	止める・変更すること	確認結果
利用者ID・SSO割当	対象サービスへの新規ログインを停止。異動は必要な閲覧範囲へ見直す。	対象ID、適用日時、担当者を記録。
既存セッション	すでにログインした端末からアクセスが続かないか確認。	承認された確認方法で再アクセスが拒否されることを照合。
APIキー・連携資格	個人専用は失効。業務用は所有者・用途・権限を確認して引き継ぐ。	後任の処理成功と、旧資格の拒否を別々に確認。
メール・共有先	転送ルール、共有メールボックス、外部保存先の権限を見直す。	受信先と閲覧者が新しい担当範囲に合うか確認。
端末の複製	ダウンロード済み原本、同期フォルダー、復旧コードの扱いを決める。	自社の端末返却・削除手順に沿った記録を残す。

この表は一般的な運用例です。各サービスで利用できる失効方法と必要な保存義務を確認して適用します。引き継ぎのためにAPI秘密値やパスワードを一覧表へ貼り付ける必要はありません。資格の識別子、保管場所の参照、管理責任者で追跡します。

Microsoft Entraの公式資料は、アプリが発行したセッショントークンが有効な間、認証基盤へ再確認しない場合があると説明しています。IdP側の停止だけで、連携先のすべてのログイン状態が即座に終了するとは限りません。

利用中のクラウドFAXでも、アカウントの有効・無効、SSO割当、残存セッションの扱いを照合します。メールアドレスやパスワードを変更しただけで退職対応を完了とせず、サービスの停止手順と反映条件を確認してください。

架空の例として、受注システムが担当者名義のキーでFAXを送信していた場合を考えます。そのキーを先に削除すると、担当者以外の業務も停止する可能性があります。

これは移行計画の例であり、無断で資格を発行・失効したり、外部へ試験FAXを送る手順ではありません。侵害が疑われる緊急時は封じ込めの判断を優先し、通常の退職予定日の引き継ぎとは分けて扱います。キーの権限や再送の論点はFAX APIのセキュリティガイドへ進めます。

停止した対象、日時、確認した範囲、後任へ残した作業を記録します。メール転送や外部保存先はFAXサービスの外にもあるため、自社側の管理者による確認が必要です。退職者のIDを削除する前に、履歴や担当者の対応関係を残せるかも確認してください。

記録の項目は監査ログのガイド、転送経路はメール転送の点検と合わせて整理します。

SP-FAXはセキュリティ機能一覧で、ロール・組織・FAXボックス単位の閲覧分離、資格情報等の変更時のセッション失効、APIキーの権限・有効期限・失効を公開しています。

ただし、これらの機能から「IDを止めると、APIキー、転送先、外部保存先まで自動で一括停止する」とは読み替えません。実際の停止対象と確認範囲を管理者が決めます。取得済みのPDFやメールの複製も、ログイン停止だけで回収できるものではありません。

アクセス停止と履歴の保管・業務引き継ぎを分けて計画します。削除により何が失われるかは各サービスで確認してください。

アプリ側の残存セッションとローカル認証、APIキー、共有先を別途確認します。

全面停止ではなく、新しい職務に必要な権限へ絞ります。旧部署の文書や共有先への権限が残らないかを照合します。

権限・監査・認証の提供範囲を確認し、自社の管理体制と照合してから導入へ進めます。