保存・削除
FAXデータの保存期間と削除
原本・メール・バックアップの決め方
クラウドFAXでは「受信PDFを何年残すか」だけでは足りません。原本、OCR結果、メール添付、ダウンロード、バックアップ、監査ログは目的と削除方法が異なります。保存場所ごとのライフサイクルを決める必要があります。
先に決める4点
- 何を正本として残すか。
- 文書種別ごとの法令・契約・業務上の保存期間。
- 通常画面、メール、端末、バックアップから消える時期。
- 削除の成功・失敗を誰が確認し、何を証跡として残すか。
データを6種類に分ける
| 対象 | 残す目的 | 削除時の注意 |
|---|---|---|
| FAX原本 | 取引・指示内容の確認 | 再送・紛争・法定保存との関係 |
| OCR結果 | 検索・基幹登録・訂正履歴 | 原本と別期限にできるか |
| メール添付 | 通知・配布・取込 | 個人・共有・アーカイブへ複製 |
| 端末コピー | 閲覧・一時作業 | ダウンロードフォルダーや同期先に残る |
| バックアップ | 障害・誤削除からの復旧 | 通常削除後も保持期限まで残る場合がある |
| 監査ログ | 不正・事故・操作の調査 | 原本より長く残す場合も本文を含めない |
保存期間を決める順序
- 文書分類：注文書、請求書、医療情報、本人確認書類、一般連絡を分ける。
- 外部要件：法令、業界ガイドライン、契約、訴訟・監査要件を確認する。
- 業務要件：返品、保証、問い合わせ、再発注で参照する期間を確認する。
- 最小化：不要になったOCR中間値や端末コピーを正本と同じ期間残さない。
- 例外：事故・紛争・法的保全があるときの削除停止を定義する。
- 実装：期限、対象、削除結果、再試行を記録する。
電子帳簿保存法の対象・年数は文書と事業者条件で異なります。詳細はFAXと電子帳簿保存法の記事で分けて確認してください。
「削除済み」の意味を確認する
- 一覧から非表示になる論理削除か、保存領域から削除する物理削除か。
- ゴミ箱、履歴、バージョン、レプリカに残るか。
- バックアップの世代満了後に消えるのはいつか。
- 検索インデックス、OCR結果、プレビュー画像も対象か。
- 外部ストレージ、メール、Webhook先、端末の削除は誰の責任か。
- 失敗時に再試行し、未削除件数を確認できるか。
NIST SP 800-88 Rev.2は、情報の機密性に応じて媒体のサニタイズ手法と管理プログラムを選ぶ考え方を示しています。クラウドサービスでは媒体破棄を利用者が直接行わないため、契約上の削除、暗号鍵、バックアップ、委託先の責任分界を確認します。
解約前チェック
- 原本、OCR、履歴、監査ログを必要な形式で一括出力できるか。
- 出力したデータに文書ID・日時・宛先等の対応関係が残るか。
- 解約後の閲覧可能期間と削除予定日。
- バックアップ・ログ・委託先から削除される予定時期。
- 削除完了証明または実施結果を取得できるか。
SP-FAXの現在の範囲
SP-FAXは暗号化したS3で原本をバージョン管理し、医療・機密情報向けプロファイルでは契約組織ごとの保存期限と削除制御を要件確認のうえ提供します。一方、別AWSアカウントの削除不能バックアップは未提供で、顧客別の削除実施証跡は今後追加予定です。監査ログの7年保全と、FAX原本の法的保存期間は別です。
現在の保存・削除の提供範囲を確認してください。
参考資料
よくある質問
Q. FAXは一律7年保存ですか？
一律ではありません。文書の種類、適用法令、契約、業務要件から判断します。
Q. 画面から削除すれば完全に消えますか？
限りません。ゴミ箱、バージョン、バックアップ、メール、端末の残存を確認します。
Q. 解約前に何を確認しますか？
出力対象・形式、削除時期、バックアップから消える時期、削除証跡を確認します。