「届いたFAXを見て、Excelに手入力して、基幹システムにも入力して...」。こうした作業を毎日繰り返していませんか？
2026年の現在でも、FAXは多くの業界で現役の通信手段です。特に卸売・製造・建設・医療などの業界では、取引先からの注文書や発注書がFAXで届くことが日常的。ペーパーレス化やDXが叫ばれる中でも、「相手がFAXを使っている以上、こちらもFAXを受けるしかない」というのが実情です。
問題は受信したFAXの「データ化」にあります。紙やPDFで届いたFAXの内容を、業務システムに入力するために手作業が発生し、時間もミスもかかってしまう。この記事では、受信FAXのデータ化を段階的に自動化していく方法を、実践的なステップで解説します。
FAXデータ化の3つのレベル
FAXの「データ化」と一口に言っても、実は段階があります。自社の業務に合ったレベルを見極めることが、最初のステップです。
PDFで保存（ペーパーレス化）
受信FAXをPDFとしてクラウドに保存。紙の管理から解放されるが、内容の検索や転記はまだ手作業。インターネットFAXを使えばこのレベルは達成可能。
OCRでテキスト抽出（検索可能に）
OCR（光学文字認識）でFAX画像からテキストを読み取り。文字列として検索できるようになるが、「どの欄に何が書いてあるか」までは判別しない。
AI OCRで構造化データに変換（自動処理可能に）
AIがFAXの帳票レイアウトを理解し、「商品名」「数量」「単価」「合計金額」など、項目ごとに整理されたデータとして出力。CSVやJSONで基幹システムに直接取り込める状態にする。
具体的な自動化の方法
1 インターネットFAX + メール転送
最もシンプルな方法です。インターネットFAXサービスを使えば、受信したFAXがPDFとしてメールに届きます。紙を扱う手間がなくなり、外出先でもFAXを確認できるようになります。
注意点: 目視確認は楽になりますが、FAXの内容をシステムに入力する作業は依然として手動です。ペーパーレス化は達成できますが、データ化までは至りません。
2 OCRソフトで読み取り
受信したPDFをOCRソフトに通してテキストを抽出する方法です。Adobe AcrobatやGoogle Drive、専用OCRソフトなどが利用できます。
注意点: 従来型のOCRは帳票ごとにテンプレート（読み取り位置の設定）が必要です。取引先ごとにフォーマットが違うFAXでは、設定と保守に多大な手間がかかります。帳票が変わるたびに再設定が必要です。
3 AI OCR連携で全自動（おすすめ）
最も効率的な方法です。FAXの受信からデータ化までを全自動で行います。AIがFAXの内容を理解して構造化データに変換するため、テンプレート設定は不要。取引先ごとにフォーマットが違っても、AIが柔軟に対応します。
SP-FAX OCRなら、メール取込機能を使ってこの全自動フローを実現できます。FAX受信 → メール転送 → AI OCR自動読み取り → CSV/JSON出力の流れが、設定だけで完成します。
SP-FAX OCRで実現する自動化フロー
SP-FAX OCRを使うと、受信FAXのデータ化が以下のフローで全自動になります。
注文書・発注書などをFAX送信
PDFが添付されたメールが届く
メール取込アドレスに転送するだけ
テンプレート不要、どんな帳票でも対応
構造化データをそのまま業務に活用
このフローの中で、人が行う作業は「メール転送先の初期設定」と「OCR結果の確認」だけ。日々のFAX受信からデータ化までは完全に自動で処理されます。
導入効果の目安
FAXデータ化の自動化による効果を、具体的な数字で見てみましょう。
1件あたりの入力時間
確認のみでOK
月100件の場合の削減
5〜8時間
月間の削減時間
入力ミス
ほぼゼロ
AI精度99%+、人間チェックも可能
月100件のFAXを受信している企業なら、毎月5〜8時間の手入力作業がなくなります。年間で60〜100時間。この時間を本来の業務に使えるようになるだけでなく、入力ミスによる納品間違いや請求トラブルも防げます。
始め方 — 3ステップ
SP-FAX OCRを使ったFAXデータ化の自動化は、すぐに始められます。
SP-FAX OCRに無料登録
アカウント登録は無料。登録するだけで50枚分の無料OCR枠がもらえます。月額基本料も0円なので、使った分だけの課金です。
メール取込アドレスにFAXを転送設定
SP-FAX OCRの管理画面で発行される専用メールアドレスに、お使いのインターネットFAXサービスの転送先を設定します。設定は一度だけ、数分で完了します。
届いたFAXが自動でデータ化される
あとは普段通りFAXを受信するだけ。届いたFAXは自動でAIが読み取り、構造化されたデータとして管理画面やCSV/JSONで確認できます。
まとめ
FAXの受信自体をなくすことは、取引先の事情もあってすぐには難しいかもしれません。しかし、受信したFAXの「データ化」を自動化することは、今すぐ実現できます。
手入力をなくすことで、作業時間の削減、入力ミスの防止、そして担当者の負担軽減が同時に実現します。特に注文書や発注書など、定型的なFAXを日常的に受信している企業にとって、AI OCRによるデータ化は大きな効率改善になるはずです。
SP-FAX OCRは、登録だけで50枚分が無料。まずは試してみて、自社のFAXがどの程度正確にデータ化されるか、確認してみてください。