FAX注文書の読み取りを自動化する方法｜OCRの確認・CSV出力まで

1. 今のFAXを残して、1枚から試す

現在のFAXサービスや複合機が受信したファイルをメールで転送できる場合は、番号移行とOCRの導入を分けて検討できます。添付形式や転送設定の条件はサービス・機種で異なります。取込先の設定は「FAX番号を変えずにOCRを始める設定ガイド」をご覧ください。

用意するものは、試験用の注文書、SP-FAXの利用環境、確認後のデータを使う担当者です。原本を保管し、試用中も従来の受信通知を確認できる状態にします。

2. 試用用の注文書を用意する

「試用用の架空注文書（PDF）」をダウンロードできます。この注文書は実在しない商品・会社を使った入力サンプルです。OCRで正しく認識できた実測結果や精度を示す資料ではありません。

管理画面の「OCR結果」で「PDFアップロード」を開き、ダウンロードした試用サンプルを選択します。「アップロード」を押し、処理が完了した対象の結果へ進みます。実運用の帳票は、社内の取扱いルールを確認してから試します。

3. OCR結果を原本と見比べる

取込・処理が完了したら、管理画面の「OCR結果」から対象の結果を開きます。まず対象の原本が合っているかを確認し、注文番号、品番、品名、数量、単位、日付を見比べます。

認識結果に誤りや空欄があれば修正し、原本と一致するか確認します。読み取れたことだけで、受注確定や相手システムへの登録が終わったとは扱いません。

試用時に項目ごとの誤りと確認にかかる時間を記録すると、担当者の確認範囲を決めやすくなります。実際の帳票でも同じ手順で確かめ、業務に合う運用を整理します。

4. 確認した範囲でCSVを出力する

「OCR結果」の「CSV出力」を開きます。「CSVエクスポート」でフォーマット、ステータス、開始日・終了日などの対象を確認します。承認済みの結果だけを使う運用なら、ステータスを「承認済み」にします。

「帳票プロファイル自動」や「汎用CSV（19列固定）」などの選択肢があります。利用中の帳票プロファイルやCSVテンプレートの設定によって出力の形が変わるため、ダウンロードしたファイルの列名と値を確かめます。

「未出力のみ」を選ぶと、すでに出力済みと扱われた結果が対象から外れます。「出力済みにマークする」のチェックも確認してください。試用でダウンロードし直す際は、この設定と対象ステータスを見直します。

「ダウンロード」で取得したファイルを開き、商品行数、品番、数量、列名、文字化けがないか原本・確認結果と照合します。汎用CSVでは品番 item_code、品名 item_name、数量 quantity などの列を使いますが、設定した出力形式に合わせて確認します。

5. 業務へ渡す前に受取側の条件を合わせる

CSVを出力できることと、受取先へ登録できることは別の確認です。必要な列名・順序、商品コード、日付形式、文字コード、必須項目を、実際の受取先の仕様と合わせます。

最初は試験用の取込先か、担当者が照合できる方法で1件だけ確認します。重複登録の防止、エラー時に誰が直すか、元の注文書へ戻れるかも決めておきます。外部システムへの直接連携は、対象製品・利用機能・設定の確認後に検討します。

6. よくある質問