FAX番号を変えずにOCRを始める方法｜受信メールの転送・取込・確認手順

FAXの注文書を手入力する作業を減らしたくても、FAX番号や受信サービスを一度に切り替える必要があると、導入の負担が大きくなります。受信FAXがPDFなどの添付メールで届く環境なら、そのファイルをOCRへ取り込む方法から検討できます。

この記事では、現在のFAX受信を残しながらSP-FAXへ取り込む条件と、試験用の注文書1枚で結果を確かめる手順を説明します。FAX番号の移行と、受信したファイルのOCR処理は別の作業です。

1. 何を変え、何を残すのか

基本の流れは「現在のFAXサービスで受信 → 添付メールをSP-FAXへ転送 → OCR結果を確認」です。現在のFAX番号を別のサービスへ移す手続きとは異なります。

転送設定が従来の受信通知に影響するかは、利用中のFAXサービスの仕様によります。既存の宛先を残して転送先を追加できるか確認してから設定します。

2. 設定前に確かめること

• FAX受信メールにはファイルが添付されていますか。ファイルをダウンロードするためのリンクだけの場合は、添付の転送とは方法が異なります。
• 管理者が転送先を追加できますか。会社のメール設定で外部への自動転送が制限されていないか確認します。
• 現在利用している通知先を残せますか。試用中も従来の受信を確認できる状態を用意します。
• SP-FAXの取込設定と、対応する添付形式を確認しましたか。PDF/TIFFなどの形式だけでなく、実際のファイルで取り込めるか確かめます。
• 試験用の注文書は用意できていますか。最初は実顧客の注文書を使わず、架空の会社・商品を記載したファイルで確かめます。

3. まず注文書1枚で確認する

1. 手順1

   管理画面の「設定」から「メール取り込み設定」を開きます。アドレスが設定済みで非表示の場合は「取り込みアドレスを表示」から再認証して確認します。初回は同画面で案内される操作に従って取込先を準備してください。取込先の情報はご自身の画面で確認します。

2. 手順2

   利用中のFAXサービスの受信設定、又はメールのフィルタで、FAX受信通知を取込先へ転送する設定にします。会社の設定で管理者作業が必要な場合は、メールの管理担当者に依頼してください。

3. 手順3

   架空の注文書1枚を添付した試験用メールで、取込を確認します。従来のFAX受信通知も届いているか確認します。

4. 手順4

   OCR結果と元の注文書を並べ、品名・数量・単位などの値を確認します。OCRが抽出した値を、そのまま受注確定したデータとは扱いません。

5. 手順5

   修正が必要な項目と、確認後にどこへ受け渡すかを決めます。CSV等への受渡しを含む処理全体は「受信FAXを自動でデータ化する方法」で解説します。

4. 取り込まれないときに見る場所

取込前で止まっているか、OCR処理後の確認で止まっているかを分けます。

受信メール自体が届かない場合は、転送先、メール管理者の制限、メール配信の結果を確認します。

メールが届いても結果が見つからない場合は、添付の有無、現行の対応条件、取込/処理の状態を確認します。

同じ注文書が複数回現れた場合は、転送経路が複数になっていないか、同じメールが再送されていないかを確認します。

結果に誤読がある場合は、元ファイルの画質と読み取った項目を確認し、人が修正する運用を用意します。

5. 複合機で受信している場合

複合機が受信FAXをファイルにしてメール送信できるかは、機種・オプション・管理者設定によって異なります。メーカー名だけでは判断できません。「複合機の受信FAXメール転送ガイド」で確認項目を整理しているので、機種と利用中の設定に合わせて確認してください。

6. 次に確認すること

受信メールからOCRを試したい方は、AI OCRの案内ページで機能と試用の条件を確認できます。メールの取込だけでなく、確認済みデータを業務へ受け渡すまでの流れは、受信FAXデータ化ガイドへ進んでください。