グループ会社のFAX業務を一括効率化
— 複数拠点でのSP-FAX OCR活用
導入概要
- 企業グループ
- 製造・卸売グループ（本社＋子会社2社、全国7拠点）
- 業種
- 自動車部品製造・卸売、機械部品卸売
- 課題
- グループ各社でバラバラなFAX運用、拠点ごとに異なるFAX番号・業務フロー
- 導入効果
- 全拠点のFAX業務を統一プラットフォームで管理、コスト約60%削減
導入前の課題
このグループ企業は、本社で自動車部品の製造・卸売を行い、子会社2社がそれぞれ機械部品の卸売と地方拠点での物流を担っています。全国7拠点で日々大量のFAXによる受発注が行われていましたが、いくつかの深刻な課題を抱えていました。
3社バラバラのFAXサービス契約
本社と子会社2社がそれぞれ別のFAXサービスを契約しており、請求管理だけでも月に数時間の工数が発生。サービスごとに操作画面が異なり、社内での情報共有にも手間がかかっていました。
拠点ごとに異なるFAX番号と業務フロー
7拠点でFAX番号が異なり、受信したFAXの処理方法も拠点ごとにバラバラ。ある拠点では紙で回覧し、別の拠点ではメール転送後に手入力するなど、統一された業務フローがありませんでした。
子会社にIT担当不在、OCR導入のハードルが高い
子会社には専任のIT担当者がおらず、テンプレート設定が必要な従来型OCRは導入のハードルが高すぎました。本社のIT部門が都度サポートに出向く必要があり、展開が進まない状態でした。
FAX関連コストが全社合計で月10万円超
3社のFAXサービス基本料に加え、送信費用、手入力の人件費を合算すると月額10万円以上。経営層からコスト削減の要請が出ていました。
SP-FAXのマルチテナント機能が解決
SP-FAXのマルチテナント機能は、まさにこのグループ企業の課題を解決するために設計されています。1つのプラットフォーム上で、複数の会社・拠点をテナントとして管理でき、データは完全に分離されます。
1つのプラットフォームで複数テナントを管理
本社・子会社A・子会社Bをそれぞれ独立したテナントとして登録。1つの管理画面からすべてのテナントを横断的に管理できます。
テナントごとに独立したFAX番号・データ分離
各テナントに専用のFAX番号を割り当て、受信データは完全に分離。子会社Aの注文データが子会社Bから見えることはありません。セキュリティとガバナンスを両立します。
本社IT部門が全社を一元管理
本社のIT部門が管理者権限でログインすれば、全テナントの利用状況・OCR結果・コストをまとめて確認可能。子会社への個別サポートの手間が大幅に削減されます。
子会社はWebブラウザからログインするだけ
専用ソフトのインストールは不要。子会社の担当者はWebブラウザから自社テナントにログインするだけで、OCR結果の確認・CSV出力がすぐに行えます。IT知識がなくても迷わず使える設計です。
導入ステップ
グループ全体への展開は、わずか2週間と2日で完了しました。テナント追加が即日でできるため、拠点展開のスピードが従来のFAXサービスとは比較になりません。
本社でSP-FAX OCRを導入・検証
2週間まず本社でアカウントを作成し、自動車部品の受発注FAXでOCR精度を検証。テンプレート設定なしで注文書の品名・品番・数量が正確に読み取れることを確認しました。既存のFAXメール転送の宛先を変更するだけで、自動取込が開始されました。
子会社A（機械部品）にテナント追加
1日本社IT部門が管理画面からテナントを追加し、子会社A専用のFAX番号とユーザーアカウントを発行。子会社Aの担当者にはログイン情報を共有するだけ。午前中に設定完了、午後には実際のFAX受注でOCRが稼働していました。
子会社B（地方拠点）にテナント追加
1日子会社Aと同様の手順で、地方拠点の子会社Bにもテナントを追加。リモートで完結するため、本社IT部門が現地に出向く必要はありませんでした。子会社Bの担当者はPCブラウザからログインし、その日からFAXのデータ化を開始しました。
導入効果
3社別々のFAXサービス契約を1つのSP-FAXに集約。請求管理の手間がゼロに。
月額10万円超から約4万円へ。基本料金の統合と手入力工数の削減が主な要因。
本社からグループ全社のFAX受注状況をリアルタイムに把握可能。経営判断のスピードが向上。
テンプレート設定が不要なため、IT担当のいない子会社でもログインするだけで即日利用を開始。
OCR精度はどの拠点でも同じ品質が担保されます。本社で検証済みのAIモデルがグループ全体に適用されるため、拠点ごとに精度がばらつくことはありません。また、各拠点の担当者がテンプレートを設定・管理する必要は一切ないため、導入後の運用負荷も最小限です。
グループ管理者の声
"これまでは子会社ごとに別のFAXサービスを使っていて、コストも管理もバラバラでした。OCRを導入しようにも、テンプレート設定が必要なサービスでは子会社に展開するのが難しく、ずっと手入力のままでした。
SP-FAXならテナントを追加するだけで新しい拠点を立ち上げられるので、グループ全体の運用を統一できました。子会社の担当者からも「ブラウザを開くだけで使えるのがいい」という声が上がっています。正直、もっと早く導入すればよかったと思っています。"
まとめ
グループ会社や複数拠点を持つ企業にとって、FAX業務の統一は長年の課題でした。従来のFAXサービスでは拠点ごとに個別契約が必要であり、OCRを導入しようにもテンプレート設定のハードルが高く、グループ全体への展開は現実的ではありませんでした。
SP-FAXのマルチテナント機能は、この課題を根本から解決します。1つのプラットフォームで複数テナントを管理し、テナントごとにFAX番号とデータを分離。テンプレート不要のAI OCRにより、IT担当がいない子会社でも即日で利用を開始できます。
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