FAX OCRとSalesforceを連携する方法｜取引先・商品マスター照合から登録まで

FAXをSalesforceへ転記するだけでなく、Salesforce内の取引先・商品マスターを照合に使えます。

SP-FAXは、FAX注文書から読み取った会社名、FAX番号、商品コード、商品名などを、そのまま新規レコードへ流し込むだけの連携ではありません。SalesforceのAccount（取引先）とProduct2（商品）を検索し、既存マスターの候補を確認してから、承認済みのOCR結果を設定したオブジェクトへ登録できます。

FAX受信からSalesforce登録までの流れ

ポイントは、OCRの文字列を無条件でSalesforceへ追加しないことです。既存マスターがある項目は候補を参照し、FAX原本と照らして人が承認したデータだけを登録します。これにより、表記揺れのまま取引先や商品が増えるリスクを抑えられます。

Salesforceのどのマスターを参照できるか

FAX番号はハイフンの有無や国番号表記を正規化して照合します。商品はOCRで読んだ商品コードまたは名称から候補を検索し、販売停止の商品を見分けられるよう有効状態も取得します。

照合後は任意のSalesforceオブジェクトへ登録

承認したOCR項目は、フィールドマッピングに従ってSalesforce REST APIへ送ります。標準オブジェクトのLead、Opportunity、Caseのほか、API名を指定できるカスタムオブジェクトも対象にできます。

たとえば「発注元名 → AccountName__c」「注文番号 → OrderNumber__c」のように対応付けます。配列の明細を一つのテキスト項目へまとめる構成にも対応しますが、明細を複数レコードへ分ける設計や管理パッケージ固有オブジェクトは個別設計・受入が必要です。

現在できること・個別確認が必要なこと

導入前に決める6項目

1. 1
   登録先オブジェクト

   Lead、Opportunity、Case、カスタムオブジェクトのどこへ登録するか。

2. 2
   照合キー

   取引先はFAX番号・名称、商品は商品コード・名称のどれを優先するか。

3. 3
   フィールドマッピング

   OCR項目とSalesforce API項目名、固定値、必須項目を対応付ける。

4. 4
   重複判定

   注文番号や外部IDなど、同じFAXを二重登録しない判断基準を決める。

5. 5
   例外時の戻し先

   候補なし、複数候補、無効商品、APIエラーを誰が確認するか。

6. 6
   Sandbox・本番の受入

   権限、入力規則、重複ルール、API制限を実際の組織で確認する。

Salesforceの重複ルールはAPI登録時の動作も含めて組織設定に依存します。SP-FAX側の照合・承認とSalesforce側のルールを重ね、エラー時に無理に再登録しない運用にします。

Salesforce公式仕様との対応

SP-FAXは、SalesforceのSOQL Queryリソースでオブジェクトを検索し、sObjectリソースで設定オブジェクトへレコードを作成します。利用前には対象オブジェクトの項目API名と必須項目を確認します。

• Salesforce Developers: Accessing Object Data with Salesforce Platform APIs
• Salesforce Help: Duplicate Detection and Handling Process